Hoe maak ik een digitaal contract voor mijn fotografie klanten?
Als fotograaf is het noodzakelijk om de afspraken tussen jou en je klant duidelijk vast te leggen. Zo weten jouw klanten jouw werkwijze en jij kan ook duidelijk hiernaar verwijzen als er onduidelijkheden zijn.
Je hebt hiervoor algemene voorwaarden nodig, die je officieel kan laten opstellen bij een jurist (dan zijn ze ook rechtsgeldig) of je kan ook zelf algemene voorwaarden zelf opstellen (deze zijn officieel niet rechtsgeldig).
Het contract formulier opzetten
Het belangrijkste is dat jouw klant precies jouw werkwijze weet, maar ook je eigen regels m.b.t. ziekte, vervanging, te laat komen en het aanleveren van je shoots en of producten.
Jouw algemene voorwaarden kan je heel makkelijk eenmalig in jouw Studio Management systeem uploaden en hierdoor beschikbaar stellen voor jouw klant als “document” in jouw klantportaal. Het is ook wettelijk verplicht om jouw algemene voorwaarden eerst te laten lezen voordat ze officieel boeken. Stuur ze dus mee bij het mailverkeer (Heel makkelijk met 1 klikje, dus niks meer hoeven opzoeken in je computer) , hang ze bij een offerte of bij een aanvraag voor een boeking bij jou in een mailtemplate.
Naast je algemene voorwaarden heb je ook vaak een “contract” of “boekingsformulier” hoe je het zelf wilt noemen. Hierin vraag je om persoonlijke gegevens (adres, data enz) , maar ook vragen over wie er op de foto gaan (leeftijd kids bijv), voorkeur voor styling of voorbeeldfoto’s voor de shoot. Je vraagt eventueel of de foto’s online mogen ( of je zet er juist in met verplicht vinkje dat ze toestemming moeten geven voor online gebruik zoals bijv bij een portfolio shoot) Je eindigt vaak je boekingsformulier met een vinkjes opties waar staat ” Met het invullen van dit formulier geef ik toestemming dat ….” het is bij ons zelfs mogelijk een digitale handtekening als veld te laten zetten!
Hoe werkt het?
In Studio Management kan je heel makkelijk per regel je digitaal formulier (contract) zelf opmaken.
Je kan kiezen voor tekstvlak, uploaden van een bestand, keuzevakjes, keuzerondjes, eigenlijk van alles om jouw formulier helemaal op je eigen onderneming en formulier te laten aanpassen. Je kan dus allemaal verschillende digitale formulieren maken, van inschrijven voor je workshops, tot inschrijven voor je kerst mini’s. Ons systeem is zelf zo ingesteld dat je een eigen gemaakte bedank webpagina (in je eigen website cms) kan koppelen als klanten jouw formulier hebben ingevuld. Niet meer gegevens copy-past’en. YEAH!!!! 😍
Contracten aanmaken in Studio Management
Naast al deze handige trucjes kan je ook een review of evaluatie formulier maken waarin je klanten sterren geven. Alles is mogelijk en je kan veel verschillende formuleren aanmaken!
Nooit meer papieren contracten of briefjes die rond kunnen slingeren, nee alles overzichtelijk digitaal voor je klant. Inzichtelijk voor jou en voor hun in hun persoonlijke klantportaal.
Wil jij kijken wat deze prachtige meerwaarde voor jouw fotografie bedrijf opleveren?
Check onze 30 dagen gratis trial en ga aan de slag met het professionaliseren van jouw fotografie bedrijf!