19_2500px

Voorkom dubbele boekingen als fotograaf

studio management

Dubbele boeking is wat je niet wilt hebben als fotograaf. Het kan natuurlijk gebeuren dat je per ongeluk meerdere klanten op dezelfde tijdstip hebt gezet. En dan moet je het gaan uitleggen aan een van de klanten en een nieuwe datum gaan prikken. Vervelend voor beide kanten.

Om dubbele boekingen te voorkomen kan je hiervoor een digitale agenda bijhouden. Gebruik hiervoor je Apple agenda of Outlook agenda om je boekingen in te plannen. Echter kan het best lastig worden als je dit allemaal bij moet houden en per nieuwe opdracht moeten gaan kijken of de tijden die je kan ook goed uit komt voor je klanten. En hiermee ga je dus de hele tijd heen en weer mailen naar elkaar. Dat kan veel gedoe opleveren en kost relatief veel tijd.

Diverse boekingssystemen

Er zijn echter tal van online systemen waarin je jouw beschikbare tijden doorgeeft en dat je klant de tijden kiest dat hun uit komt. Deze tools(zoals Calendly) doet zijn werk goed, maar zodra je meer informatie over de klant wilt opslaan dan komen ze meestal te kort. Dit komt omdat deze tools één doel hebben. En dat is je agenda inplannen. Zodra je dit met andere software gaat koppelen dan kan het al heel snel onoverzichtelijk worden. Het kost je alsnog tijd om alle data bij elkaar te zoeken en het overzicht te houden.

Studio Management voor het overzicht

Juist om deze redenen is Studio Management in het leven gebracht 🤩. Onze visie is dat je met één tool alle nodige informatie kunt inzien van je klanten.

Je kan met Studio Management een “datumplanner” aanmaken dat aansluit op al je andere shoots die je in hebt gepland in Studio Management. Je koppelt deze “planner” aan je formulier en zodra de klant het formulier in vult wordt er een afspraak aangemaakt in je agenda. Het voordeel hiervan is dat als je deze contact bekijkt zie je de geplande shoot, de mailconversaties die jullie hebben gehad, de eventuele voorschotfactuur en veel meer! Dus op één plek heb je meteen alle nodige informatie.

Geen dubbele boekingen meer!

Studio Management zorgt ervoor dat je geen dubbele boekingen meer kunt krijgen, omdat je jouw agenda op één plek heb staan! Stel je verzet andere shoot naar een andere datum. Het systeem herkent dit en zorgt er dan ook voor dat deze tijdslot niet meer te boeken is. Je hoef je administratie dus maar op één plek te regelen ❤️.

Je kan zelf een formulier aanmaken met veel verschillende soorten velden waaronder de “datumplanner” veld. Dit veld wordt als een agenda weergegeven in je formulier en je klant kan de tijden kiezen die ze het beste past. In dat formulier kan je nog veel andere velden toevoegen, zoals opmerkingen die je klanten mee kunnen geven of welke shoots ze willen boeken. Je kan ook met de “condities” bepalen dat “datumplanner a” met alleen ochtenden weer wordt gegeven als men voor “shoot a” en “datumplanner b” met alleen middagen als te boeken tijden wordt weergegeven als men voor “shoot b” kiest.

Formulieren met betaal link!

Om het feestje helemaal compleet te maken kan je het formulier zo maken dat de klant meteen voor de shoot (deels)kunnen betalen 🎉. Er wordt automatisch een factuur aangemaakt en meteen gekoppeld aan desbetreffende contact! Deze factuur betaalt de klant direct via het Mollie.com platform zodat je ook direct je geld krijgt!

Het fijne aan bovenstaande is dat alles in het Nederlands is. Studio Management is geheel in het Nederlands en heeft een goede klant support. Probeer Studio Management geheel vrijblijvend voor 30 dagen en ervaar het gemak en tijdswinst in je onderneming, waardoor je meer kunt shooten en minder aan de administraties hoef te denken.

author avatar
Tam Panjamanee
Tam heeft studiomanagement ontworpen en ontwikkeld. Hij is op de hoogte van alle nieuwe web-technieken en blijft zich ontwikkelen.
Studio management

Eindelijk een CRM software systeem die je leven makkelijker maakt als fotograaf. Regel alles professioneel voor je klanten en hou alles overzichtelijk geordend. Snel en effectief.

Vertrouwd door honderden professionele fotografen 🤩

Lees meer

Ontvang blog updates met tips voor jouw fotografie onderneming in jouw inbox