Je hebt een prachtige shoot gedaan, de beelden staan op je kaartje en je kijkt uit naar het bewerken. En dan gebeurt het: een volle geheugenkaart, een kapotte harde schijf of een map die per ongeluk is verwijderd. Iedere fotograaf heeft het wel eens meegemaakt of kent iemand die het overkwam. Het verlies van foto’s is niet alleen frustrerend, het kan ook je reputatie schaden. Gelukkig kun je dit eenvoudig voorkomen met een goed systeem en een paar vaste gewoontes.

1. Werk met meerdere back-ups

De gouden regel: als een foto maar op één plek staat, bestaat ze eigenlijk niet. Bewaar je bestanden altijd op minimaal twee verschillende locaties. Bijvoorbeeld op je computer én op een externe harde schijf. Voeg daar het liefst nog een online back-up aan toe, zodat je beelden veilig blijven bij brand, diefstal of technische problemen.

2. Gebruik betrouwbare opslag

Kies voor een externe schijf van een goed merk en vervang die om de paar jaar. Harde schijven slijten door gebruik, ook al merk je het niet meteen. SSD-opslag is sneller en minder kwetsbaar voor schokken. Werk je met cloudopslag, zoals Google Drive, Dropbox of Backblaze, zorg dan dat die automatisch synchroniseert met je computer.

3. Kopieer direct na je shoot

Maak er een gewoonte van om je foto’s direct na je shoot veilig te stellen. Kopieer ze naar je computer én een back-upschijf voordat je je geheugenkaart formatteert. Laat je kaartjes pas leegmaken als je zeker weet dat alles goed is opgeslagen. Gebruik eventueel software die automatisch controleert of de bestanden volledig zijn overgezet.

4. Gebruik een duidelijke bestandsstructuur

Veel bestanden kwijtraken komt door chaos, niet door pech. Werk met vaste mappen en duidelijke namen. Gebruik bijvoorbeeld een structuur als “2025-04-12_Bruiloft_Sanne-en-Tim”. Zo kun je bestanden snel terugvinden, ook maanden later. Zet je bewerkte foto’s in een aparte map, zodat je altijd weet welke versie de juiste is.

5. Bewaar ook je RAW-bestanden

Het lijkt verleidelijk om na oplevering alleen de bewerkte JPEG’s te bewaren, maar bewaar ook je originele RAW-bestanden. Soms wil een klant later extra beelden of nieuwe afdrukken, en dan ben je blij dat je de originele bestanden nog hebt. Met externe opslag of cloudoplossingen kun je die veilig archiveren zonder dat ze veel ruimte innemen op je computer.

6. Automatiseer je opslag

Je kunt je back-upproces deels automatiseren. Met programma’s zoals ChronoSync of Carbon Copy Cloner kun je instellen dat er automatisch kopieën worden gemaakt zodra je een schijf aansluit. In Studio Management kun je bovendien je galerijen veilig bewaren en klanten laten downloaden zonder dat jij losse bestanden hoeft te versturen. Zo blijft alles netjes georganiseerd en veilig bewaard.

7. Controleer je back-ups regelmatig

Een back-up is pas nuttig als hij werkt. Controleer af en toe of je bestanden echt toegankelijk zijn en of automatische synchronisatie nog goed loopt. Niets is zo vervelend als ontdekken dat je back-up maandenlang niet heeft gewerkt.

8. Denk aan archiveren op lange termijn

Voor langetermijnopslag kun je overwegen om oudere shoots op een aparte drive of in de cloud te bewaren. Label ze duidelijk met jaartal en projectnaam. Zo houd je ruimte vrij op je werkcomputer en blijven je oude projecten overzichtelijk bewaard.

Wil je alles overzichtelijk bewaren? In Studio Management kun je je galerijen uploaden, leveringen beheren en klanten veilig laten downloaden. Zo weet je zeker dat je bestanden én je reputatie goed beschermd zijn.