Je hebt een fotoshoot afgerond, de beelden bewerkt en met zorg een prachtige online galerij samengesteld. De klant is blij, jij bent tevreden… maar dan rijst de vraag: hoe lang laat je de galerij eigenlijk online staan?

Waarom een duidelijke bewaartermijn belangrijk is

Het lijkt misschien onschuldig om galerijen eindeloos online te laten staan, maar dat is niet altijd handig. Denk aan opslagkosten, overzichtelijkheid en de verwachtingen van je klant. Door een heldere bewaartermijn te communiceren, voorkom je verwarring en zorg je voor duidelijkheid.

Wat is een goede richtlijn voor het bewaren van online galerijen?

Er is niet één juiste termijn, maar dit zijn veelgebruikte opties:

• 2 weken tot 1 maand: Ideaal voor korte bestelrondes of mini shoots. Zet er dan wel duidelijk een deadline bij.
• 3 tot 6 maanden: Voldoende tijd voor klanten om te selecteren en nabestellen, zonder dat je galerijbeheer uit de hand loopt.
• 1 jaar: Voor bruiloften of andere grote shoots waar mensen soms nog op een rustig moment willen nabestellen.

Wat je ook kiest: maak het vooraf duidelijk. Zet het in je mail, je voorwaarden of bij het openen van de galerij zelf.

Wat verwachten klanten?

Klanten gaan er vaak vanuit dat de galerij “wel even blijft staan”. Maar hoe langer iets online staat, hoe groter het risico dat het vergeten wordt. Door een duidelijke einddatum te geven, help je klanten om sneller actie te ondernemen. Dat is niet alleen goed voor jouw workflow, maar ook voor de omzet uit nabestellingen.

Tips om je galerijbeheer slim aan te pakken

• Communiceer altijd een verloopdatum bij het delen van een galerij.
• Stuur een herinneringsmail voordat de galerij offline gaat.
• Gebruik tools waarmee je galerijen automatisch kunt verwijderen of archiveren.
• Werk met een back-up strategie voor jezelf, maar voel je niet verplicht om alles veel te lang te bewaren.

Hoe Studio Management je hierbij helpt

Met Studio Management kun je per galerij instellen hoe lang deze online blijft staan. Na afloop wordt de galerij automatisch verborgen. Je kan een workflow instellen dat automatisch een mail stuurt naar je klant voordat de galerij sluit. Zo houd je grip op je opslagruimte en geef je klanten een duidelijke verwachting.

Conclusie: bepaal een heldere strategie

Een duidelijke bewaartermijn voor je online galerijen helpt je om professioneel en gestructureerd te werken. Je voorkomt chaos, stimuleert klanten om te bestellen en houdt je kosten beheersbaar.

Bepaal vandaag nog je eigen richtlijn en pas deze toe in je workflow. Je zult merken dat het je tijd, ruimte en frustratie scheelt.

Tip: Gebruik Studio Management om dit proces te automatiseren en je galerijen slim te beheren. Probeer 30 dagen geheel vrijblijvend!