Zwangerschapsfotografie: van intake tot levering

Zwangerschapsfotografie is een prachtige niche. Je legt een bijzondere periode vast die maar kort duurt en nooit meer terugkomt. Maar het is ook een niche die vraagt om goede timing en duidelijke communicatie. In dit artikel neem ik je mee door het hele proces: van eerste contact tot het afleveren van de galerij.

Waarom zwangerschapsfotografie anders is

Bij de meeste shoots boekt een klant en plan je samen een datum. Bij zwangerschapsfotografie ligt dat net even anders. Je werkt met een window van slechts een paar weken waarin de buik mooi rond is, maar de aanstaande mama zich nog lekker voelt. Meestal tussen week 30 en 36.

Dat betekent dat je vroeg in contact moet komen met je klant. Liefst al in het tweede trimester, zodat je ruim de tijd hebt om alles voor te bereiden en een datum te prikken die voor jullie allebei werkt.

Start met een goede intake

Zodra een aanstaande mama bij je boekt, wil je meer weten dan alleen de uitgerekende datum. Denk aan vragen zoals: komt de partner mee, zijn er al kinderen die op de foto moeten, heeft ze voorkeur voor studio of buiten, welke kleuren draagt ze graag?

Met een digitaal intakeformulier verzamel je dit allemaal vooraf. In Studio Management kun je zo'n formulier zelf samenstellen en automatisch laten versturen na de boeking. De antwoorden komen direct in het klantprofiel te staan. Geen losse mailtjes meer, alles op één plek :)

Plan de shoot op het juiste moment

De ideale periode voor een zwangerschapsshoot verschilt per vrouw, maar als vuistregel geldt: rond week 32-34. De buik is dan mooi zichtbaar, maar de meeste vrouwen voelen zich nog energiek genoeg voor een shoot.

Plan de datum dus niet te vroeg vast. Beter is om een voorlopige week te reserveren en de exacte datum een paar weken van tevoren te bevestigen. Zo kun je inspelen op hoe de zwangerschap verloopt.

Tip: vraag bij de intake ook naar eventuele complicaties of beperkingen. Sommige vrouwen moeten bijvoorbeeld veel rusten of hebben moeite met lang staan. Fijn om dat vooraf te weten.

Automatische herinneringen op het juiste moment

Goede communicatie maakt het verschil. Je klant wil weten wat ze kan verwachten, hoe ze zich kan voorbereiden op de shoot en wat ze het beste kan dragen. Maar dit allemaal handmatig versturen kost tijd.

Met een workflow stel je automatische mails in die precies op het juiste moment worden verstuurd. Bijvoorbeeld een voorbereidingsmail twee weken voor de shoot met tips over kleding en styling. Of een herinnering een dag van tevoren met het adres en parkeertips.

In Studio Management koppel je deze mails aan de shootdatum. Het systeem houdt bij wanneer welke mail verstuurd moet worden. Jij hoeft er niet meer aan te denken, maar je klant voelt zich wel goed begeleid.

Maak het persoonlijk met templates

Naast automatische workflows zijn emailtemplates je beste vriend. Schrijf één keer een mooie mail met tips voor de zwangerschapsshoot en gebruik die steeds opnieuw. Met tokens worden de naam en andere gegevens automatisch ingevuld.

Zo verstuur je in een paar klikken een persoonlijke mail die voelt alsof je hem speciaal voor die klant hebt geschreven. Scheelt enorm veel tijd, vooral als je meerdere zwangerschapsshoots per maand doet.

Combineer met newbornfotografie

Veel zwangerschapsfotografen bieden ook newbornshoots aan. Logisch, want je klanten zijn dezelfde doelgroep. Door beide shoots aan te bieden, bouw je een langere relatie op met je klant.

Je kunt bij de zwangerschapsshoot alvast een tentative datum noteren voor de newbornshoot. Zodra de baby geboren is, bevestig je de exacte datum. In je CRM-systeem houd je dit allemaal overzichtelijk bij in hetzelfde klantprofiel.

Zo zie je in één oogopslag de hele klantreis: van zwangerschapsintake tot newborn-galerij. Dat voelt niet alleen professioneel, het voorkomt ook dat je iets vergeet.

Sneak peek voor de spanning

Een leuke manier om je klanten blij te maken is door een dag na de shoot alvast een sneak peek te sturen. Eén of twee bewerkte foto's als voorproefje. Het houdt de spanning erin en je klant kan alvast iets delen op social media.

Met een workflow kun je dit automatiseren. Stel een herinnering in voor jezelf om de dag na de shoot een sneak peek te versturen. Of plan de mail alvast in zodra je de foto's hebt geselecteerd.

Lever af via een mooie galerij

Na het bewerken wil je de foto's natuurlijk mooi presenteren. Een online galerij is daarvoor ideaal. Je klant logt in, bekijkt de slideshow en kan haar favorieten selecteren met hartjes.

In Studio Management lever je galerijen af via het klantportaal. Je klant ziet alleen wat jij wilt laten zien: de slideshow, de foto's, eventueel een shop voor extra producten. Ze kan direct downloaden wat in haar pakket zit en bijbestellen als ze meer wil.

Upsell naar albums en prints

Zwangerschapsfoto's zijn perfect voor prints en kleine albums. De periode is zo bijzonder dat veel klanten er iets tastbaars van willen bewaren. Door dit slim aan te bieden in de galerij, verhoog je je omzet zonder pushy over te komen.

Je kunt bijvoorbeeld een mini-album aanbieden met de mooiste zwangerschapsbeelden. Of een set prints die mooi past bij de latere newbornfoto's. Je klant bekijkt de foto's, is enthousiast en ziet direct de mogelijkheid om te upgraden.

Vraag om reviews

Tevreden klanten zijn je beste marketing. Vraag na het afleveren van de galerij om een review. Dit kan via een automatische mail een week na de levering, met een link naar je Google-pagina of Facebook.

Veel klanten willen best een review achterlaten, maar vergeten het simpelweg. Door er vriendelijk om te vragen, vergroot je de kans enorm. En die reviews helpen weer om nieuwe klanten te overtuigen.

Bouw aan terugkerende klanten

Het mooie aan zwangerschapsfotografie is dat je klanten vaak terugkomen. Eerst voor de zwangerschapsshoot, dan de newbornshoot, later misschien een sitter-sessie of gezinsshoot. Door je klanthistorie goed bij te houden, herken je terugkerende klanten direct.

In je CRM zie je alle eerdere shoots, facturen en communicatie. Zo kun je bij een volgende boeking makkelijk terugverwijzen naar eerdere sessies. "Wat leuk dat jullie weer komen! Hoe gaat het met Sophie, ze zal inmiddels al flink gegroeid zijn." Dat persoonlijke maakt het verschil.

Alles op één plek

Het runnen van een zwangerschapsfotografie-business vraagt om overzicht. Intakes, tentative datums, herinneringen, galerijen, facturen... het zijn veel bewegende onderdelen. Met een goed systeem houd je alles bij elkaar en automatiseer je waar mogelijk.

Zo houd je tijd en energie over voor waar het echt om draait: die prachtige buiken vastleggen en aanstaande ouders blij maken met foto's die ze hun hele leven koesteren.

Wil jij ook meer rust in je zwangerschapsfotografie-workflow? Probeer Studio Management 30 dagen gratis en ontdek hoe fijn het is als alles op één plek staat. Van intake tot album, wij hebben je gedekt :)