Effectiever werken als fotograaf met timeblocking en batchwerken

Even snel een mailtje beantwoorden. Oh wacht, die factuur moet nog verstuurd. En die selectie van gisteren... Tussendoor scroll je even door Instagram en voor je het weet is het einde dag en heb je het gevoel dat je niks af hebt gekregen. Herkenbaar 😅?

Als fotograaf heb je te maken met heel veel verschillende taken. Fotograferen, bewerken, mailen, factureren, social media, leads... Het is verleidelijk om alles door elkaar te doen. Maar juist dat constant switchen(context-switchen) kost je enorm veel tijd en energie. Hoe kan het beter?

Waarom multitasken niet werkt

Je denkt misschien dat je efficient bezig bent als je meerdere dingen tegelijk doet. Maar onderzoek wijst uit dat multitasken je juist trager maakt. Elke keer als je van taak wisselt, heeft je brein tijd nodig om weer in te komen. Die "opstarttijd" lijkt klein, maar telt op tot uren per week.

Bovendien maak je meer fouten als je niet gefocust bent. Een verkeerd bedrag op een factuur, een mail die je vergeet te beantwoorden, een bewerking die net niet lekker zit. Allemaal gevolgen van een versnipperde werkdag (geef toe... je heb dat wel eens gehad).

Wat is timeblocking?

Timeblocking is simpel: je verdeelt je dag in blokken en wijdt elk blok aan één type taak. In plaats van de hele dag door mailtjes te beantwoorden, plan je bijvoorbeeld van 9:00 tot 10:00 een "mailblok". Daarna ga je twee uur bewerken zonder afleiding. Na de lunch doe je klantcommunicatie.

Het idee is dat je binnen een blok volledig focust op die ene taak. Geen notificaties, geen even tussendoor iets anders doen. Gewoon: dit uur is voor bewerken, punt.

Wat is batchwerken?

Batchwerken gaat nog een stapje verder. Je groepeert vergelijkbare taken en doet ze in één keer. In plaats van elke dag een paar foto's bewerken, plan je een volledige bewerkdag. In plaats van steeds losse facturen maken, doe je ze allemaal op vrijdagmiddag.

Het voordeel? Je komt in een flow. Na de eerste tien foto's gaat het bewerken vanzelf sneller. Na de derde factuur typ je ze met je ogen dicht. Door taken te batchen, profiteer je van dat momentum.

Hoe ziet een effectieve week eruit?

Een voorbeeld van een gestructureerde werkweek als fotograaf:

Maandag - Administratiedag. Facturen maken, boekhouding bijwerken, offertes versturen, inbox leegwerken. Alles wat met "papierwerk" te maken heeft doe je op deze dag.

Dinsdag en woensdag - Bewerkdagen. Geen afspraken, geen telefoon, gewoon lekker in je bewerkflow zitten. Zet je telefoon op vliegtuigmodus en sluit je mail.

Donderdag - Shootdag. Al je shoots plan je zoveel mogelijk op dezelfde dag. Zo hoef je maar één keer je spullen in te pakken en ben je al in "shootmodus".

Vrijdag - Flexdag. Klantgesprekken, social media, website bijwerken, en alles wat er tussendoor komt. Ook fijn om als buffer te gebruiken als iets uitloopt.

Dit is natuurlijk een voorbeeld. Jouw ideale week hangt af van hoeveel shoots je doet en welke taken het meeste tijd kosten. Het punt is: structuur helpt.

Begin met je energie-pieken

Niet elk moment van de dag ben je even scherp. De meeste mensen hebben in de ochtend de meeste focus 🙋. Plan je moeilijkste taken dan ook in de ochtend. Bewerken, complexe retouches, belangrijke mails schrijven. Alles wat concentratie vraagt.

Bewaar de "makkelijke" taken voor momenten dat je energie lager is. Na de lunch even je inbox doornemen of je social media inplannen. Dat soort werk kun je prima doen als je niet op je scherpst bent.

Bescherm je focustijd

Het heeft geen zin om timeblocks in te plannen als je ze vervolgens laat verstoren. Zet notificaties uit tijdens je focusblokken. Sluit je mailprogramma. Leg je telefoon in een andere kamer. Het klinkt rigoureus, maar het werkt.

Laat klanten weten dat je niet altijd direct bereikbaar bent. De meeste vragen kunnen prima een paar uur wachten. En als het écht urgent is, bellen ze wel. Door grenzen te stellen aan je bereikbaarheid, bescherm je je productieve uren.

Automatiseer wat je kunt automatiseren

Sommige taken hoef je helemaal niet meer zelf te doen. Denk aan bevestigingsmails na een boeking, herinneringen voor een shoot, of follow-ups na het leveren van een galerij. Met workflows in Studio Management stel je dit één keer in en daarna gaat het vanzelf.

Dat scheelt niet alleen tijd, het scheelt ook mentale ruimte. Je hoeft niet meer te onthouden dat je die mail nog moet sturen. Het systeem doet het voor je. Zo houd je je hoofd vrij voor de taken die wél je aandacht nodig hebben.

Begin klein

Je hoeft niet meteen je hele week om te gooien. Begin met één timeblock per dag. Bijvoorbeeld: elke ochtend van 9:00 tot 11:00 is bewerkingstijd. Geen mail, geen telefoon, alleen Lightroom. Kijk hoe dat voelt en bouw het langzaam uit.

Na een paar weken merk je vanzelf wat werkt en wat niet. Misschien blijkt dinsdag toch geen goede bewerkdag omdat je dan altijd moe bent van de maandag. Prima, pas het aan. Het gaat erom dat je bewust met je tijd omgaat in plaats van je te laten leiden door de waan van de dag.

Minder werken, meer gedaan krijgen

Het mooie van timeblocking en batchwerken is dat je uiteindelijk minder uren maakt én meer gedaan krijgt. Geen lange dagen meer waarin je het gevoel hebt dat je alleen maar brandjes aan het blussen bent. Maar korte, gefocuste blokken waarin je echt vooruitgang boekt.

En die extra tijd? Die kun je besteden aan nieuwe concepten ontwikkelen, aan je klanten, of gewoon aan jezelf. Want laten we eerlijk zijn: je bent fotograaf geworden voor de vrijheid, niet om 60 uur per week achter je laptop te zitten :)

Wil jij ook effectiever werken? Probeer Studio Management 30 dagen gratis en ontdek hoe workflows en automatisering je werkdag lichter maken. Meer flow, minder gedoe!