CRM systeem vs Excel: wanneer stap je over?

Je bent begonnen met een Excel sheet. Voor en achternaam, telefoonnummers, shootdatums, type shoot, etc.... Overzichtelijk, snel, simpel en gratis. Excel werkt prima als je een handvol klanten hebt. Maar op een gegeven moment merk je dat het allemaal bijhouden in Excel toch te beperkt is. Wanneer is het tijd om over te stappen naar een echt CRM systeem?

Hoe het begint met Excel

Vrijwel elke fotograaf start met Excel of Google Sheets of (ongelezen of in aparte folder)mailtjes om eea bij te houden. Je maakt een spreadsheet met kolommen voor naam, email, telefoon, datum shoot, pakket, bedrag, betaald ja/nee. In het begin is dit perfect. Je hebt overzicht en het kost niks.

Je voegt wat kolommen toe. Notities, status, follow-up datum. De sheet groeit. Je maakt tabbladen voor verschillende jaren. Nog steeds werkbaar, maar het wordt al wat onoverzichtelijker.

Wanneer Excel niet meer werkt

Er komt een moment dat Excel tegen zijn grenzen aanloopt. Je herkent het aan deze signalen:

Je bent veel tijd kwijt aan zoeken. "Hoe heette die klant ook alweer? Ergens in 2023..." Scrollen, zoeken, filteren. Als je Excel bestand wat complexer wordt dan moet je meer gaan zoeken. Dat kost tijd en raak je mogelijk geirriteerd.

Je vergeet of ziet dingen over het hoofd. Die follow-up mail die je zou sturen? Vergeten. Die factuur die nog open stond? Over het hoofd gezien. Excel herinnert je nergens aan.

Dubbel werk. Klantgegevens staan in je Excel, maar ook in je mailinglijst, je agenda en je facturatieprogramma. Verander je iets? Dan moet je het op meerdere plekken aanpassen.

Geen automatisering. Elke mail typ je handmatig. Elke factuur maak je opnieuw. Elke herinnering moet je zelf versturen. Excel doet niks automatisch voor je.

Wat is een CRM systeem precies?

CRM staat voor Customer Relationship Management. Het is een software waarmee je alles rondom je klanten op één plek beheert. Contactgegevens, communicatie, boekingen, facturen, contracten, galerijen. Alles gekoppeld aan één klantprofiel.

Een complete CRM vervangt niet alleen je Excel-sheet, maar ook je losse agenda-app, facturatieprogramma, mailsysteem en galerij-tool. Alles in één systeem dat met je meegroeit.

De voordelen van een CRM systeem

Overzicht. Je opent een klantprofiel en ziet direct alles: contactgegevens, eerdere shoots, facturen, mailhistorie, notities. Geen zoekwerk meer door verschillende bestanden.

Automatisering. Stel eenmalig in welke mail je na een boeking verstuurt, wanneer je een herinnering stuurt, wat er gebeurt als een factuur niet betaald is. Het CRM regelt de rest.

Tijdwinst. Minder handmatig werk betekent meer tijd voor fotograferen. Geen facturen overtypen, geen dezelfde mail steeds opnieuw schrijven, geen gegevens op meerdere plekken bijwerken.

Professionaliteit. Je klanten merken het verschil. Automatische bevestigingen, strakke facturen, een persoonlijk klantportaal. Het straalt uit dat je je zaakjes op orde hebt.

CRM systeem Excel vergelijken

Laten we eerlijk zijn: Excel heeft ook voordelen. Het is gratis, flexibel en je kent het al. Maar als je het afzet tegen een echt CRM systeem voor fotografen, vallen de beperkingen op.

Excel kan geen automatische mails versturen. Een CRM wel. Excel kan geen facturen genereren met BTW-berekening. Een CRM wel. Excel kan geen galerijen hosten voor je klanten. Een CRM wel. Excel herinnert je niet aan openstaande taken. Een CRM wel.

Het verschil zit hem in de automatisering en de integratie. Een CRM systeem is gebouwd om je werk uit handen te nemen. Excel is gebouwd om data op te slaan.

Wanneer stap je over?

De overstap naar een CRM systeem is slim als je meer dan een paar shoots per maand doet. Als je merkt dat administratie steeds meer tijd kost. Als je wel eens iets vergeet of kwijtraakt. Als je groeiambities hebt.

Je hoeft niet te wachten tot je 100 klanten hebt. Juist door vroeg te beginnen met een goed systeem, groei je gestructureerd. Je bouwt direct een nette database op in plaats van straks alles te moeten overzetten.

De overstap hoeft niet moeilijk te zijn

Veel fotografen stellen de overstap uit omdat het "gedoe" lijkt. Je hebt al die data in Excel staan, moet dat allemaal overgetypt worden? Nee, meestal niet.

De meeste CRM systemen hebben een importfunctie. Je exporteert je Excel als CSV en importeert het in je nieuwe systeem. Klantgegevens worden automatisch aangemaakt. Het kost je misschien een uurtje, maar daarna heb je een vliegende start.

Een complete CRM voor fotografen

Er zijn veel CRM systemen op de markt. De meeste zijn gebouwd voor algemene bedrijven: verkoopteams, makelaars, consultants. Als fotograaf heb je specifieke behoeften. Je wilt galerijen kunnen leveren, contracten laten ondertekenen, aanbetalingen regelen.

Studio Management is speciaal gebouwd voor fotografen. Het combineert klantbeheer met facturatie, contracten, galerijen, workflows en een klantportaal. Geen losse tools meer, alles onder één dak. En volledig in het Nederlands.

Van chaos naar overzicht

De overstap van Excel naar een CRM systeem voelt als een grote stap. Maar iedereen die het gedaan heeft, vraagt zich af waarom ze zo lang gewacht hebben. Opeens heb je overzicht. Opeens vergeet je niks meer. Opeens heb je tijd over.

Excel is prima om te beginnen. Maar als je serieus wilt groeien als fotograaf, is een complete CRM onmisbaar.

Klaar om de overstap te maken? Probeer Studio Management 30 dagen gratis en ervaar zelf het verschil. Je Excel-sheet kan alvast met pensioen :)